Kľúčové vlastnosti Document Management systému M-Files

M-Files DMS využívajú Prieskumníka Windows (Windows Explorer) ako základné prostredie, užívatelia tak začínajú systém používať bez prekážok a zorientujú sa extrémne rýchlo. Podporujú prácu s akýmkoľvek bežným typom súboru (Office, PDF, CAD) a umožňuje integráciu s ERP a CRM systémami. Document Management systém automaticky verzuje dokumenty, prístup je riadený prístupovými právami, obsah (nielen dokumenty, ale aj emaily atp.) je značený vhodnou sadou triediacich kritérií, ktorá sa prispôsobí každej spoločnosti. Vy určujete, čo je povinné a čo nepovinné.

Automatizácia v rámci tohto vyspelého Document Management systému uľahčuje obeh dokumentov a zavádza tak bezpapierový obeh dokumentov a ich spracovanie. Nasadenie systému je extrémne rýchle a systém sa prispôsobí rýchlo Vašim požiadavkám, naviac disponuje príjemnou administráciou, ktorá zjednodušuje zmeny a ďalšie nastavenie v budúcnosti.

Spoľahlivosť a výkon Document Management systému M-Files

M-Files je jediné Document Management riešenie, ktoré ponúka prácu s „virtuálnym lokálnym“ diskom, ktorý poskytuje jednotné úložisko pre všetky súbory. M-Files podporuje plne on-line i off-line prevádzku vrátane vzdialenej synchronizácie s centrálnym dátovým úložiskom. To umožňuje užívateľom i bezproblémovú prácu z domu, či pri cestovaní. Akonáhle je spojenie obnovené, M-Files automaticky synchronizuje všetky informácie so serverom.

Môžete využiť i WebAccess, ktorý môžete poskytnúť svojím partnerom, odberateľom, dodávateľom a zdieľať s nimi potrebné informácie podľa nastavených prístupových práv.

Situácia, kedy je prakticky nemožné vyhľadať súbor, ktorý pred troma mesiacmi zaslal kolega zákazníkovi a týkal sa konkrétneho produktu, je minulosťou. V M-Files máte dokonalú podporu tímovej spolupráce, dokumenty a všetok obsah je zdieľaný podľa pravidiel a vždy máte istotu, že pracujete s poslednou verziou.

Flexibilita DMS M-Files

Pridávanie užívateľsky definovateľných vlastností (metadát) dokumentov pomáha lepšie organizovať, zdieľať i zabezpečovať kľúčové informácie. Okrem spoločných dynamických pohľadov (oproti neproduktívnej stromovej štruktúre zastaralých filesystémov) môžu užívatelia definovať vlastné obľúbené dynamické pohľady, čo zjednodušuje prácu.

Document Management System – Rýchle hľadanie

Prieskumy ukazujú, že užívatelia kancelárskych aplikácií trávia hľadaním súborov až 20 % svojho času. M-Files prinášajú mocný nástroj pre vyhľadávanie, umožňujúci okamžite vyhľadať akýkoľvek dokument jednoduchým zadaním vhodného kľúčového slova. Hľadať môžete v názve súboru, v triediacich kritériách a fulltextovo – teda na úrovni dokumentu. Vyhľadávanie je vďaka databázovej technológii mnohonásobne rýchlejšie a výkonnejšie, takže dochádza k časovej úspore na úrovni 16 % pracovného času. Jednoduché a rýchle hľadanie je lepšie, ako chaotické prehľadávanie sieťových diskov, zložiek a historických mailov. Udávaná návratnosť investície do tohto riešenia je od 2 do 8 mesiacov, pričom s počtom užívateľov rastie rýchlosť návratnosti. A to opomíname fakt, že automatické upozornenie napríklad na blížiacu sa expiráciu zmluvy môže predísť mnohým nepríjemnostiam a stratám.

Riadenie zmien (revízií) v DMS M-Files

M-Files automaticky uchovávajú a sledujú (tracking) všetky predchádzajúce verzie, históriu dokumentov, kľúčové kritériá pre sledovanie dokumentov. Naviac poskytujú jednoduchý a priamy prístup k akejkoľvek predchádzajúcej verzii dokumentu. M-Files uchovávajú zmeny (change log) s užívateľom, časovou známkou i s komentárom. Vždy je zrejmé kto, čo a kedy zmenil. Existuje tu i podpora pre vrátenie verzie, ak je to nutné.

Document management system M-Files – vybrané referencie.

Připojte se k více než 150.000 spokojených uživatelů Document Management systému M-Files.

Máte otázku?

Naším zákazníkom sme denno denne pripravený pomôcť a zodpovedať tie najvážnejšie otázky vôbec a to na +421 910 44 77 83