Spoločnosť Nafta a.s. je 6. najväčším prevádzkovateľov zásobníkov plynu v Európe. Okrem Slovenska pôsobí tiež v ČR, Rakúsku, Nemecku, na Ukrajine či vo Veľkej Británii. V týchto krajinách je vlastníkom alebo poskytuje servisno – technické služby.
Cieľom pilotného projektu bolo zvoliť vhodnú oblasť dokumentov, ktorá by slúžila ako ukážková pred ďalšou implemtáciou M-Files v spoločnosti Nafta a.s. Ako pilotný projekt bol zvolený proces riadenia revíznych správ vrátane vyjadrení a odporúčaní od revíznych technikov.
Pred implementáciou boli revízne správy uložené len na serveri v zložkovej štruktúre. Informácie k revíznym správam boli uložené v Exceli kde však neexistoval odkaz na konkrétny súbor alebo prepojenie na iné systémy.
Táto databáza bola následne pretransformovaná do podoby vhodnej na import do DMS vrátane vytvorenia väzby na konkrétny súbor a definovania požadovaných metadát.
Po úspešnom importe boli vytvorené pohľady či už všeobecné pre všetkých používateľov alebo personalizované.
Následným krokom bolo vytvorenie šablón pre vyjadrenia a odporúčania z revíznych správ. Pri vytváraní tak používateľ zadá len číslo revíznej správy a všetky ostatné polia v dokumente sa mu vyplnia z metadát v M-Files.
Po vytvorení dokumentu sa spustí workflow kde prebieha schvaľovanie majstrom a vedúcim daného strediska ku ktorému revízna správa patrí. Na konci schvaľovacieho procesu sa automaticky zmení formát dokumentu na PDF a uloží sa finálna verzia prístupná pre všetkých používateľov.
Jedným z metadát na revíznych správach je informácia o odstránení prípadných nedostatkov, ktorá je pomocou SQL načítaná z maintenance management softvéru INFOR EAM.
Výsledkom prepojenia M-Files aMMS INFOR EAM je aj možnosť priameho otvorenia revíznej správy z MMS nakoľko tá je vždy vykonávaná na základe konkrétnej zákazky (pracovného príkazu).
VM-Files je synchronizovaná nielen databáza zákaziek (pracovných príkazov) ale aj databáza objektov a tak je možnosť každému dokumentu priradiť konkrétny objekt a tento dokument otvoriť z MMS.
BC. DÁVID FILÍPEK, NAFTA a.s.
BSC. MARIÁN BAŇAS, ING. MICHAL MIHÁLIK. CADVISION s.r.o.
